Введение в Microsoft Office 2000



         

Инструмент организации электронной почты “Organize”


Постоянно возрастающий поток почтовых сообщений, с которым приходится сталкиваться пользователю сегодня, может создать серьезные проблемы. Чтобы избавиться от них, Outlook предлагает инструмент “Organize”, который открывает простой доступ к таким мощным средствам систематизации, как папки, представления и правила.

Интерфейс в виде веб-страницы и простые инструкции помогают пользователю выполнить все операции систематизации и управления.

·

Использование папок. Для пользователя со средним или высоким уровнем подготовки распределение почтовых сообщений по папкам не представит никаких проблем, однако новички часто оставляют их в своем почтовом ящике в полном беспорядке. Вкладка “Folders” окна “Organize” помогает создать папку, а затем перевести в нее одно или несколько выбранных сообщений.

·         Использование правил. Еще не все пользователи поняли, насколько удобными для них могут оказаться правила автоматического распределения входящих сообщений по папкам. В окне “Organize” имеется специальная вкладка, которая помогает выполнить все операции создания таких правил или даже автоматически создать их на основе выбранного сообщения.

 

 

Работа с вкладками “Folders” и “Folder rules” окна “Organize” в Outlook 2000

Щелчок на кнопке “Rules Wizard” (Мастер правил) запускает вспомогательную программу, позволяющую редактировать существующие правила и создавать гораздо более сложные (подробнее о мастере правил будет рассказано ниже).

·         Автоматическое форматирование (цветовая гамма). В окне “Organize” имеется вкладка “Automatic Formatting (Colors)”, с помощью которой можно задать правила выделения сообщений различными цветами и шрифтами. Такое выделение позволяет быстро отличать важные сообщения от всех прочих, как бы не был переполнен почтовый ящик. Эти правила могут создаваться и автоматически на основе выбранных пользователем входящих сообщений.

Щелчок на кнопке в этом окне приводит к появлению диалогового окна, позволяющего редактировать существующие правила и создавать гораздо более сложные.




Содержание  Назад  Вперед